Ouest France, 15 février 2024 – Interview de notre associée, Laure LANDES-GRONOWSKI (pôle IT, Data & Cyber ), par Eva LERAY, journaliste pour Ouest France, sur le thème “Teams, Slack, messagerie électronique,… Voici ce que vous devriez éviter d’écrire dans vos messages envoyés au travail”.
[Extrait de l’article]
« C’est un petit gif envoyé à son collègue pour le faire marrer pendant la réunion. Ce sont des photos de vacances partagées pour rendre jaloux les autres. C’est aussi la énième critique envers les chefs, glissée en petit comité. Bref. Les échanges entre salariés ne sont pas toujours très « professionnels », ni très confidentiels. Surtout quand ils passent par Internet.
La chaîne de télévision américaine CNBC le dit : « Selon l’endroit où vous travaillez, il y a de fortes chances que l’intelligence artificielle analyse vos messages sur Slack, Microsoft Teams, Zoom et d’autres applications populaires. » Aux États-Unis, la start-up Aware a déjà scanné 20 milliards de messages individuels, émis par environ 3 millions de salariés employés dans des entreprises comme Starbucks, Walmart ou Delta Air Lines. L’objectif ? « Traquer la toxicité en temps réel », résume sur CNBC Jeff Schumann, cofondateur et directeur général d’Aware. Comprenez : « Détecter le harcèlement au travail, les discriminations et plus largement les comportements répréhensibles ou insidieux », résume le média Korii.
Mais faut-il pour autant s’indigner de ce type de pratiques ? Sont-elles interdites par la loi ? Pas vraiment. »
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L’accès aux emails et plus généralement aux messages échangés par un salarié au moyen de sa messagerie électronique professionnelle (classique ou instantanée) pose encore et toujours question :
- l’employeur peut-il accéder à la messagerie électronique de ses salariés ?
- quelles sont les modalités de consultation par l’employeur de ladite messagerie électronique ?
- quelles sont les règles de gestion de la messagerie électronique d’un salarié après son départ ?
Dans les grandes lignes, et sous certaines réserves, limites et précautions, les réponses à ces questions peuvent être synthétisées comme suit, étant rappelé que les règles sont les mêmes qu’il s’agisse d’une messagerie électronique dite “classique” ou d’une messagerie électronique instantanée :
- La messagerie électronique professionnelle mise à disposition d’un salarié par son employeur, et les messages émis / reçus au moyen de cette messagerie électronique, font l’objet d’une présomption de professionnalité ;
- Un employeur peut accéder aux messages électroniques d’un salarié, même hors sa présence, sous réserve qu’il s’agisse de messages à caractère professionnel (ce caractère étant présumé pour ce qui concerne les salariés), que cet accès soit effectué par une personne habilitée par la société et que les salariés aient été informés de cette possibilité (le consentement du salarié n’est pas requis). Attention : « Surtout, seule une personne habilitée peut accéder à ces messages. « N’importe quel collègue ne peut pas lire vos messages privés », rassure Laure Landes-Gronowski, avocate associée au cabinet AGIL’IT en droit du numérique. » ;
- L’employeur ne doit toutefois pas accéder aux messages électroniques des salariés identifiés comme « personnels » ou « privés » (sauf cas particuliers nécessitant une analyse au cas par cas) ; si l’employeur peut toujours consulter les messages électroniques qui n’ont pas été identifiés comme « personnels » ou « privé » par le salarié, il ne peut les utiliser s’ils s’avèrent, après les avoir ouverts / consultés, relever de la vie privée de ce dernier ;
- Il est recommandé d’élaborer à l’attention des salariés une « charte informatique » permettant d’encadrer l’utilisation par ces derniers de leur messagerie électronique professionnelle (et plus généralement de tous les outils professionnels mis à leur disposition par l’employeur : ordinateur, téléphone,…) et de définir les règles d’identification des messages électroniques “personnels” ou “privés”. En effet, si l’élaboration d’une telle charte n’est pas stricto sensu obligatoire, elle permet (i) d’encadrer les modalités d’utilisation par le salarié de sa messagerie électronique professionnelle, (ii) de définir les règles de nommage à appliquer par le salarié pour identifier ses messages « personnels » ou « privés » et (iii) d’informer, si tel n’est pas déjà le cas, les salariés de la possibilité par l’employeur d’accéder à leur messagerie électronique professionnelle (ce qui demeure nécessaire) ;
- En cas de départ d’un salarié, il convient de :
– Avertir la personne concernée qu’elle doit procéder au tri de ses messages avant son départ afin qu’elle puisse récupérer / supprimer ses messages « personnels » ou « privés » ;
– Ne pas réaffecter la messagerie électronique d’une personne partie de l’entreprise à une autre personne, ni permettre à une autre personne d’utiliser l’adresse électronique de la personne partie ;
– Ne pas organiser de « reroutage » des messages vers une autre adresse de courrier électronique mais mettre en place un message d’absence / de départ à l’attention des expéditeurs, pendant une durée limitée, justifiée et proportionnée ;
– Supprimer l’adresse électronique nominative de la personne partie à l’issue de ces opérations (quelques mois de conservation peuvent être nécessaires à condition que cela soit proportionné et justifié pour des raisons de continuité d’activité).
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Pour consulter l’article de Ouest France : Teams, Slack, mails… Voici ce que vous devriez éviter d’écrire dans vos messages envoyés au travail – Edition du soir Ouest-France – 15/02/2024
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Le Pôle « IT, Data & Cyber » d’AGIL’IT se tient à votre disposition pour vous accompagner dans toute démarche de conformité en matière de droit social du numérique (ex : rédaction de chartes informatiques, mise en place de processus de gestion des ressources informatiques et de communications électroniques mises à disposition des salariés, procédures de gestion des salariés entrants / sortants,…).
Par AGIL’IT – Pôle IT, Data & Sécurité
Laure LANDES-GRONOWSKI, Avocate associée
