{"id":11319,"date":"2022-01-16T00:19:00","date_gmt":"2022-01-15T23:19:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.agilit.law\/?p=11319"},"modified":"2022-01-17T09:57:57","modified_gmt":"2022-01-17T08:57:57","slug":"cnil-droit-acces-salaries-donnees-personnelles-courriers-electroniques-professionnels","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agilit.law\/en\/donnees-caractere-personnel\/cnil-droit-acces-salaries-donnees-personnelles-courriers-electroniques-professionnels\/","title":{"rendered":"Mode d’emploi \u00e0 l’attention des entreprises pour g\u00e9rer le droit d\u2019acc\u00e8s des salari\u00e9s \u00e0 leurs donn\u00e9es et aux courriels professionnels"},"content":{"rendered":"

La Commission nationale informatique et libert\u00e9s (Cnil) a publi\u00e9 le 5 janvier 2022 une fiche pratique relative au droit d\u2019acc\u00e8s des salari\u00e9s \u00e0 leurs donn\u00e9es personnelles et \u00e0 leurs courriels professionnels [1]. A travers cette fiche, la Cnil explique aux employeurs comment r\u00e9agir face \u00e0 un salari\u00e9 exer\u00e7ant son droit d’acc\u00e8s. L’occasion pour tous les employeurs de mettre \u00e0 jour leurs process et proc\u00e9dures de r\u00e9ponse aux demandes d’acc\u00e8s exerc\u00e9s par leurs (anciens) salari\u00e9s !<\/strong><\/p>\n

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Qu\u2019est-ce que le droit d\u2019acc\u00e8s\u00a0?<\/h2>\n

L’article 15 du R\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel (RGPD) conf\u00e8re un droit d\u2019acc\u00e8s sur ses donn\u00e9es personnelles \u00e0 toute personne<\/strong> dont les donn\u00e9es sont collect\u00e9es et trait\u00e9es [2].<\/p>\n

Toute personne peut donc demander \u00e0 un organisme responsable de traitement la communication des donn\u00e9es qu\u2019il d\u00e9tient sur elle, et en obtenir une copie, dans un format compr\u00e9hensible<\/strong>, accompagn\u00e9e de divers renseignements, tels que les objectifs poursuivis par l\u2019utilisation des donn\u00e9es, les cat\u00e9gories de donn\u00e9es trait\u00e9es, ou encore les autres organismes ayant obtenu la communication des donn\u00e9es.<\/p>\n

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Un salari\u00e9 peut-il exercer son droit d\u2019acc\u00e8s aupr\u00e8s de son employeur ?<\/h2>\n

La protection des donn\u00e9es personnelles et les r\u00e8gles \u00e9dict\u00e9es par le RGPD s\u2019appliquent \u00e9galement au contexte professionnel<\/strong>.<\/p>\n

Ainsi, un salari\u00e9 peut demander \u00e0 son employeur l\u2019acc\u00e8s et la communication des donn\u00e9es personnelles qu\u2019il a en sa possession concernant ledit salari\u00e9.<\/p>\n

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Quelles sont les obligations de l\u2019employeur pour r\u00e9pondre \u00e0 une demande de droit d\u2019acc\u00e8s d\u2019un de ses salari\u00e9s\u00a0?<\/h2>\n

L\u2019employeur qui se retrouve confront\u00e9 \u00e0 une demande de droit d\u2019acc\u00e8s \u00e9manant d\u2019un de ses salari\u00e9s est tenu de respecter certaines obligations.<\/p>\n

L\u2019employeur doit d\u2019abord v\u00e9rifier l\u2019identit\u00e9 du demandeur<\/strong>. En cas de doute raisonnable, il peut demander au salari\u00e9 demandeur certaines informations pour qu\u2019il prouve son identit\u00e9. N\u00e9anmoins, il ne peut pas demander de pi\u00e8ces justificatives qui seraient abusives, non pertinentes ou disproportionn\u00e9es par rapport \u00e0 la demande.<\/p>\n

\"Droit<\/h2>\n

Ensuite, l\u2019employeur doit r\u00e9pondre gratuitement<\/strong> \u00e0 la demande du salari\u00e9.<\/p>\n

En outre, le droit d\u2019acc\u00e8s ne peut porter sur des documents. Il ne concerne que les donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel<\/strong>. Cependant, l\u2019employeur peut communiquer des documents comme support des donn\u00e9es dans un souci pratique.<\/p>\n

\"Droit<\/p>\n

Enfin, le droit d\u2019acc\u00e8s ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers<\/strong>. En effet, l\u2019exercice de ce droit ne doit pas se faire au d\u00e9triment des autres personnes dont l’employeur traite les donn\u00e9es. L\u2019employeur a donc la possibilit\u00e9 de restreindre la communication des donn\u00e9es personnelles du demandeur pour prot\u00e9ger ces droits, tels que le secret des affaires et la propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle, le droit \u00e0 la vie priv\u00e9e ou encore le secret des correspondances. Toutefois, la protection des droits des tiers ne doit pas mener \u00e0 refuser de satisfaire \u00e0 une demande d’acc\u00e8s de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, et il convient d’envisager des modalit\u00e9s de r\u00e9ponse qui permettraient de r\u00e9pondre de mani\u00e8re la plus exhaustive possible sans pour autant porter atteinte aux droits des tiers (par exemple, occulter certaines donn\u00e9es de certains supports peut permettre de communiquer ses donn\u00e9es au demandeur sans laisser subsister de donn\u00e9es de tiers).<\/p>\n

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Un salari\u00e9 peut-il demander l\u2019acc\u00e8s \u00e0 ses courriels professionnels\u00a0?<\/h2>\n

Les courriels professionnels peuvent contenir des donn\u00e9es personnelles (nom et pr\u00e9nom de l\u2019exp\u00e9diteur et du destinataire, horodatage, etc.).<\/p>\n

Un salari\u00e9 peut donc demander l\u2019acc\u00e8s \u00e0 des courriels professionnels, et l\u2019employeur aura l’obligation de lui communiquer les m\u00e9tadonn\u00e9es, ainsi que les contenus de ces courriels s’ils comportent des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel relatives au salari\u00e9 demandeur.<\/p>\n

Mais, pour ne pas porter atteinte aux droits des tiers, l\u2019employeur devra faire le tri entre les courriels communicables et ceux qui ne le sont pas.<\/p>\n

En cons\u00e9quence, deux situations sont \u00e0 envisager\u00a0:<\/p>\n