{"id":10655,"date":"2021-10-06T19:26:07","date_gmt":"2021-10-06T17:26:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.agilit.law\/?p=10655"},"modified":"2021-10-27T00:08:04","modified_gmt":"2021-10-26T22:08:04","slug":"recrutement-donnees-caractere-personnel-cnil-projet-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agilit.law\/en\/donnees-caractere-personnel\/recrutement-donnees-caractere-personnel-cnil-projet-guide\/","title":{"rendered":"Recrutement et donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel : la Cnil publie un projet de guide"},"content":{"rendered":"<p>La Commission nationale de l&#8217;informatique et des libert\u00e9s (Cnil) a publi\u00e9 un <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/sites\/default\/files\/atoms\/files\/projet_de_guide_-_recrutement.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">projet de guide sur le recrutement<\/a> dans le but d&#8217;aider les professionnels en charge d&#8217;une telle activit\u00e9 \u00e0 appliquer les r\u00e8gles relatives \u00e0 la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel.<\/p>\n<p>La Cnil avait publi\u00e9 en 2002 une recommandation \u00ab relative \u00e0 la collecte et au traitement d\u2019informations nominatives lors d\u2019op\u00e9rations de recrutement \u00bb (<a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/cnil\/id\/CNILTEXT000017653561\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">d\u00e9lib\u00e9ration n\u00b0 02-017 du 21 mars 2002<\/a>). Elle \u00e9voquait plus r\u00e9cemment les traitements de donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel mis en \u0153uvre dans le cadre des op\u00e9rations de recrutement dans son <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/sites\/default\/files\/atoms\/files\/referentiel_grh_novembre_2019_0.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">r\u00e9f\u00e9rentiel relatif \u00e0 la gestion du personnel<\/a> publi\u00e9 fin 2019.<\/p>\n<p>Ce nouveau projet de guide vise \u00e0 prendre en compte les \u00e9volutions intervenues depuis ces publications, tant d&#8217;un point de vue juridique\u00a0que sur le plan des \u00e9volutions technologiques et des usages professionnels.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">*\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 *<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">*<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Compos\u00e9 de 19 fiches pratiques, le projet de guide poursuit deux objectifs principaux :<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>\u00a0 1. Rappeler les fondamentaux de la r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel dans le domaine du recrutement<\/strong><\/p>\n<p>Ainsi, le projet de guide aborde notamment les questions suivantes :<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Qui est responsable de traitement ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Jobboards<\/em>, cabinets de recrutement, employeurs, entreprises d&#8217;int\u00e9rim,&#8230; Les types d&#8217;acteurs pouvant \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 traiter les donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel de candidats peuvent \u00eatre nombreux. <strong>Leurs qualifications (responsable de traitement, responsable conjoint de traitement, ou encore sous-traitant) et les<\/strong> <strong>responsabilit\u00e9s en r\u00e9sultant au regard de la r\u00e8glementation sur la protection des donn\u00e9es d\u00e9pendent de leur r\u00f4le dans la d\u00e9termination des finalit\u00e9s et des moyens du traitement<\/strong>, ce que la Cnil vient dans son guide opportun\u00e9ment rappeler notamment au moyen d&#8217;exemples concrets appliqu\u00e9s aux op\u00e9rations de recrutement.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Quelle base juridique peut \u00eatre choisie ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour \u00eatre licite, <strong>un traitement de donn\u00e9es doit se fonder sur l&#8217;une des six bases juridiques pr\u00e9vues par le RGPD<\/strong>. Ex\u00e9cution d&#8217;un contrat ou mesures pr\u00e9contractuelles prises \u00e0 la demande du candidat, int\u00e9r\u00eat l\u00e9gitime du recruteur, obligation l\u00e9gale, mission d&#8217;int\u00e9r\u00eat public ou encore consentement du candidat : plusieurs bases juridiques peuvent \u00eatre mobilis\u00e9es pour justifier le traitement des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel d&#8217;un candidat. Il appartient au responsable de traitement de d\u00e9terminer la plus appropri\u00e9e \u00e0 chaque finalit\u00e9 de traitement, la Cnil rappelant \u00e0 cet \u00e9gard que le choix de la base juridique du traitement d\u00e9termine entre autres les modalit\u00e9s d&#8217;exercice des droits du candidat.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Quelles donn\u00e9es peuvent \u00eatre collect\u00e9es par un recruteur ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>En vertu du principe de minimisation des donn\u00e9es, <strong>le recruteur doit collecter uniquement les donn\u00e9es ad\u00e9quates, pertinentes et strictement n\u00e9cessaires pour \u00e9valuer l&#8217;aptitude professionnelle d&#8217;un candidat<\/strong> pour un poste propos\u00e9. Le caract\u00e8re ad\u00e9quat, pertinent et n\u00e9cessaire d&#8217;une donn\u00e9e d\u00e9pend non seulement du type de poste propos\u00e9, mais \u00e9galement du moment du processus de recrutement lors duquel elle est collect\u00e9e. Ainsi, la Cnil rappelle par exemple que la collecte du num\u00e9ro de s\u00e9curit\u00e9 sociale d&#8217;un candidat est interdite au stade de la revue de sa candidature ou de l&#8217;entretien, mais autoris\u00e9e (et encore sous certaines conditions) pour les besoins de la conclusion du contrat d&#8217;embauche.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Quelle dur\u00e9e de conservation pour les donn\u00e9es personnelles collect\u00e9es ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Le recruteur est tenu de d\u00e9finir, en amont de la collecte, une <strong>dur\u00e9e de conservation des donn\u00e9es coh\u00e9rente, justifi\u00e9e et proportionn\u00e9e au regard de la finalit\u00e9 poursuivie<\/strong> par le traitement. Il doit pr\u00e9voir une dur\u00e9e de conservation pour les donn\u00e9es qu&#8217;il utilise couramment, en &#8220;base active&#8221;, par exemple dans le cadre d&#8217;un processus de recrutement en cours. A la fin du processus de recrutement, le recruteur doit supprimer les donn\u00e9es si plus rien ne justifie leur conservation. Si le recruteur souhaite ou doit conserver les donn\u00e9es pour d&#8217;autres finalit\u00e9s, comme le respect d&#8217;une obligation l\u00e9gale ou encore la pr\u00e9vention d&#8217;un \u00e9ventuel contentieux, il doit les archiver &#8220;en base interm\u00e9diaire&#8221; et fixer une dur\u00e9e de conservation adapt\u00e9e \u00e0 cette nouvelle finalit\u00e9. Dans le cas de la pr\u00e9vention d&#8217;un contentieux, la dur\u00e9e de conservation peut \u00eatre utilement fix\u00e9e en fonction des dur\u00e9es de prescription.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Comment le recruteur doit-il informer les candidats ?\u00a0<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Le candidat doit \u00eatre inform\u00e9 de tout traitement de donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel le concernant par le recruteur, que ces \u00e9l\u00e9ments aient \u00e9t\u00e9 collect\u00e9s directement aupr\u00e8s de lui ou indirectement, par exemple aupr\u00e8s d&#8217;un ancien employeur, coll\u00e8gue ou client du candidat, ou encore par l&#8217;interm\u00e9diaire d&#8217;un cabinet de recrutement. <strong>Cette information doit intervenir lors du recueil de ses donn\u00e9es en cas de collecte directe, et d\u00e8s que possible en cas de collecte indirecte<\/strong> (et en tout \u00e9tat de cause d\u00e8s le premier contact avec le candidat, et au plus tard dans le d\u00e9lai d&#8217;un mois apr\u00e8s la collecte des donn\u00e9es).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>2.<strong> Apporter des r\u00e9ponses aux questions sp\u00e9cifiques des recruteurs, et notamment \u00e0 celles li\u00e9es aux nouvelles pratiques et technologies<\/strong><\/p>\n<p>A cet \u00e9gard, la Cnil \u00e9voque entre autres dans son projet de guide les sujets suivants :<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Un recruteur peut-il avoir recours \u00e0 des outils d\u2019\u00e9valuation de la personnalit\u00e9 du candidat ou aux donn\u00e9es disponibles sur les r\u00e9seaux sociaux dans le cadre de ses op\u00e9rations de recrutement ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p><em>Serious games, smart games, business games,<\/em> tests de personnalit\u00e9 : les m\u00e9thodes d&#8217;\u00e9valuation de la personnalit\u00e9 et du savoir-\u00eatre des candidats sont aujourd&#8217;hui l\u00e9gion. <strong>Elles ne peuvent toutefois \u00eatre employ\u00e9es qu&#8217;\u00e0 la condition de pr\u00e9senter un lien direct, objectif et n\u00e9cessaire avec l&#8217;appr\u00e9ciation de l&#8217;aptitude du candidat \u00e0 occuper l&#8217;emploi propos\u00e9, et sous r\u00e9serve que le caract\u00e8re pertinent de ces m\u00e9thodes puisse \u00eatre d\u00e9montr\u00e9.<\/strong> Une obligation d&#8217;information renforc\u00e9e p\u00e8se sur l&#8217;employeur qui doit renseigner les candidats, express\u00e9ment et pr\u00e9alablement \u00e0 leur mise en \u0153uvre, sur les m\u00e9thodes et outils d&#8217;aide au recrutement employ\u00e9s.<\/p>\n<p>Ces principes (pertinence, ad\u00e9quation, transparence,&#8230;) sont transposables aux pratiques de collecte d&#8217;informations sur les candidats depuis les r\u00e9seaux sociaux, \u00e9tant pr\u00e9cis\u00e9 que l&#8217;employeur doit en outre porter une attention particuli\u00e8re \u00e0 ce que de telles pratiques ne portent pas atteinte \u00e0 la vie priv\u00e9e des candidats (\u00e0 titre d&#8217;exemple, seuls les r\u00e9seaux sociaux professionnels peuvent \u00e9ventuellement \u00eatre consult\u00e9s pour recueillir \/ v\u00e9rifier des informations sur un candidat).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>\u00c0 quelles conditions peut-il proc\u00e9der \u00e0 des entretiens vid\u00e9o ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>G\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e par la pand\u00e9mie, l&#8217;utilisation d&#8217;outils de visioconf\u00e9rence peut mener \u00e0 un traitement de donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel et doit, en tant que tel, respecter la r\u00e8glementation applicable. <strong>La Cnil rappelle \u00e0 cet \u00e9gard qu&#8217;il convient, outre le respect des principes de base, de choisir les outils ayant vocation \u00e0 \u00eatre utilis\u00e9s avec soin en particulier eu \u00e9gard au principe de minimisation des donn\u00e9es (cf. de nombreux outils de visioconf\u00e9rence disponibles sur le march\u00e9 mettant en \u0153uvre des pratiques tr\u00e8s (trop) intrusives en mati\u00e8re de collecte de donn\u00e9es) ou encore \u00e0 l&#8217;obligation d&#8217;assurer la s\u00e9curit\u00e9 et notamment la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/strong> La Cnil rappelle en outre que, de la m\u00eame mani\u00e8re que pour un entretien en pr\u00e9sentiel, &#8220;<em>aucune conservation des flux vid\u00e9o et son n&#8217;appara\u00eet n\u00e9cessaire<\/em>&#8221; en principe, sauf justification tr\u00e8s sp\u00e9cifique du besoin.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Quelles r\u00e8gles s\u2019appliquent \u00e0 la consultation du casier judiciaire du candidat ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>En l&#8217;absence de texte sp\u00e9cifique, le traitement et la collecte de donn\u00e9es relatives \u00e0 des infractions ou condamnations est interdite. Toutefois, en cas de n\u00e9cessit\u00e9 en lien direct avec le poste \u00e0 pourvoir (par exemple, incompatibilit\u00e9 pr\u00e9vue par les textes entre une fonction et certaines condamnations), l&#8217;employeur pourra demander \u00e0 consulter, sans le conserver ni en dresser copie, le bulletin B3 du candidat. Ce dernier contient uniquement les condamnations li\u00e9es aux crimes et aux d\u00e9lits les plus graves. Des textes sp\u00e9cifiques peuvent \u00e9galement autoriser ou requ\u00e9rir la consultation par l&#8217;employeur du bulletin B2 du candidat, les formalit\u00e9s associ\u00e9es \u00e0 la consultation d&#8217;un tel document faisant l&#8217;objet d&#8217;un encadrement particulier. Enfin, la consultation du bulletin B1, qui recense l&#8217;ensemble des condamnations et des d\u00e9cisions de justice relatives \u00e0 une personne, est r\u00e9serv\u00e9e aux autorit\u00e9s judiciaires et aux \u00e9tablissements p\u00e9nitentiaires, et est interdite \u00e0 tout employeur.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><em>Quelles r\u00e8gles s&#8217;appliquent \u00e0 la collecte de donn\u00e9es sensibles (ex: \u00e9tat de sant\u00e9, opinions religieuses, vie et orientation sexuelles,&#8230;) ?<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Le traitement de donn\u00e9es dites &#8220;sensibles&#8221; (dont font partie les donn\u00e9es relatives \u00e0 la sant\u00e9, aux opinions religieuses ou syndicales, \u00e0 la vie et \u00e0 l&#8217;orientation sexuelles,&#8230;) est interdit, sauf exceptions express\u00e9ment vis\u00e9es dans le RGPD. Leur collecte ne sera donc possible que si, d&#8217;une part, l&#8217;une des exceptions pr\u00e9vues par le RGPD est remplie et si, d&#8217;autre part, cette collecte est ad\u00e9quate, pertinente et strictement limit\u00e9e aux donn\u00e9es n\u00e9cessaires pour l&#8217;appr\u00e9ciation des aptitudes professionnelles du candidat pour un poste donn\u00e9.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">*\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 *<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">*<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Ce guide est soumis \u00e0 consultation publique jusqu&#8217;au 19 novembre 2021. Tout un chacun, et plus particuli\u00e8rement tout professionnel du recrutement, est invit\u00e9 \u00e0 partager ses observations sur le guide, tant sur le contenu de chaque fiche que sur la pertinence, la clart\u00e9 et l&#8217;intelligibilit\u00e9 de l&#8217;ensemble. Pour participer \u00e0 la consultation publique sur le projet de guide sur le recrutement de la Cnil, cliquez <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/webform\/consultation-publique-projet-de-guide-relatif-aux-traitements-mis-en-oeuvre-dans-le-cadre\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ici<\/a>. La Cnil annonce que le guide finalis\u00e9 devrait \u00eatre diffus\u00e9 sur son site web en f\u00e9vrier 2022.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><em>AGIL\u2019IT se tient \u00e0 votre disposition pour vous accompagner dans le cadre de la mise et\/ou du maintien en conformit\u00e9 de vos pratiques de recrutement au regard notamment de la r\u00e8glementation en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel mais \u00e9galement des dispositions l\u00e9gislatives et r\u00e9glementaires applicables en droit du travail.<\/em><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Par\u00a0<a href=\"https:\/\/www.agilit.law\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">AGIL\u2019IT<\/a>\u00a0\u2013\u00a0<a href=\"https:\/\/www.agilit.law\/expertises\/donnees-a-caractere-personnel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">P\u00f4le IT &amp; Data protection<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.agilit.law\/cabinet\/equipe\/laure-landes-gronowski\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Laure LANDES-GRONOWSKI<\/a>, Avocate associ\u00e9e<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La Commission nationale de l&#8217;informatique et des libert\u00e9s (Cnil) a publi\u00e9 un projet de guide sur le recrutement dans le but d&#8217;aider les professionnels en charge d&#8217;une telle activit\u00e9 \u00e0 appliquer les r\u00e8gles relatives \u00e0 la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel. 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